Tehokasta ajankäyttöä

Tänään kello 11 oli sovittu palaveri erään tansanialaisen valtionorganisaation kanssa. Tarkoituksena oli kouluttaa suhteellisen isoa joukkoa ihmisiä siitä miten projektisuunnittelumme tapahtuu, jotta saadaan yhdessä laitettua suunnitelmia kasaan ja oikeaan muotoon. Eilen kello 15 tuli sähköpostitse kokousvalmisteluviesti, jossa lähetettiin meille 200 sivua tekstiä esitiedoksi ja vahvistettiin palaveri. Kommentoin siihen että emme ehkä ehdi lukea kaikkea läpi ennen kokousta, mutta että varmaan joku läsnäolijoista voi ottaa sieltä esiin olennaisia asioita jos on tarpeen.

Tänään klo 10 tuli siihen vielä kuittaus ettei tarkoituskaan ollut kaikkea lukea, ja että tavataan kello 11 sovitussa paikassa erään korkeakoulun tiloissa. Olimme paikalla suomalaiseen tapaan kello 10.50, ja menimme kokoustilan luokse. Siellä olikin toinen tilaisuus, joten aloimme soitella yhteyshenkilöillemme kysyäksemme missä kokoushuoneessa tavataan. Toisen ("henkilö A") puhelimeen ei saanut yhteyttä ja toinen ("henkilö B") ei vastannut, tekstasi olevansa kokouksessa.

Selvittelimme sitten asiaa paikanpäällä ja meidät ohjattiin rehtorin sihteerin luokse. Hän soitteli vähän aikaa ja sanoi sitten että sellaista kokousta ei koulun tiloihin ole varattu. Heti sen jälkeen tulikin sitten tekstari ja sen jälkeen soitto B:ltä: kokous oli päätetty siirtää toisen tärkeän palaverin vuoksi, ja eikö A. ollutkaan ilmoittanut meille?

Otettiin sitten taksi ja todettiin että mennään lounaalle ja sen jälkeen meidän kotitoimistoon kirjoittamaan rästihommia. Kun ruoat oli tilattu, tuli tekstiviesti B:ltä: "voitteko tulla tänne?" vastasimme että vähän hankalaa kun ehdittiin jo lähteä keskustasta pois.

Hetken päästä sitten tuli soitto: kokous peruttiin, koska organisaation johtoryhmä oli yhtäkkiä oivaltanut että maanantaina (tänään on perjantai) on tulossa konsultteja joiden kanssa pitäisi kaksi päivää työskennellä toiseen projektin asiaan liittyen. Jottei jäisi viime tinkaan, päättivätkin pitää valmistelupalaverin siihen liittyen.

Valmistelupalaverissa oli tullut esiin kiireellisiä kysymyksiä, jotka piti välittömästi selvittää minun kanssani joten voisinko mitenkään tulla käymään? Olin siinä kohtaa syönyt lounaani, joten lupasin tulla ja olla paikalla 30 min kuluttua. Hässäköin itseni taksiin ja kiidin paikalle.

Ja odotin 45 min... Koska B oli mennyt käymään pankissa. Hänen palattuaan käytiin läpi kiireelliset kysymykset. Puolet olivat sellaisia joihin vastaukset löytyvät projektidokumentistamme, jonka valmisteluun organisaatio oli osallistunut, ja joka kaikkien heidän periaatteessa oli pitänyt lukea. Toinen puoli oli niitä kysymyksiä joiden takia maanantain palaveri järjestetään, jotta ne asiat saataisiin sovittua.

Sitten mukava tunti liikenneruuhkassa ja kotiin. Tuottoisa päivä!

Niin että kun on tullut kyselyitä että miksei blogiin tule päivityksiä, niin siksi että minä teen niin kiireisenä Tärkeitä Asioita etten kerkee.